Soy una persona muy afín al registro de ideas. No por nada llevo más de 3 años como usuario de Obsidian, cultivando un jardín digital basado en la metodología zettelkasten, con la esperanza de que me ayude a pulir mis ideas y ser un escritor más prolífico (don’t hold your breath). Esta tendencia se vio reforzada con la llegada de la inteligencia artificial, en la medida en que mantener información completa, actualizada y estructurada es una forma de proveerle contexto de calidad a los modelos, y así sacarles el jugo.
Para hacerlo tengo mi propio conjunto de herramientas, hábitos y procesos, que he ido optimizando en el tiempo en base a la experiencia. Por ejemplo, uso un servicio de transcripción de notas de voz llamado Voicenotes accesible por la pantalla principal mi iWatch, la de bloqueo de mi iPhone y desde el menú que se despliega desde la esquina superior-derecha, y lo mismo para Obsidian en los últimos dos casos. La idea es que siempre haya una superficie a mano lista para capturar una idea.
La práctica me trae una serie de beneficios asociados a la lógica de la mente extendida. En simple: no tengo que cargar a mi mente con la tarea de acordarse de múltiples cosas en la medida en que puedo delegarla en el ejercicio del registro. Esto, sin embargo, requiere que desarrolle el hábito de capturar ideas y de ser sistemático en la forma de organizarlas y actuar sobre ellas.
Fue a partir de esta inquietud que me surgió la pregunta: ¿Cómo puedo desarrollar una práctica similar a nivel de los proyectos que dirijo? Sucede que a los miembros del equipo se les suelen ocurrir constantemente cosas interesantes, sin embargo, si no tienen la iniciativa de registrarlas de manera sistemática y de presentarlas en reunión, no “aparecen” y, en consecuencia, no se opera sobre ellas. Por lo demás, las reuniones de equipo no siempre son el mejor lugar para plantear cualquier tipo de idea random que se les pueda ocurrir, estos son espacios valiosos porque reúnen sincrónicamente a todos los miembros del equipo, con lo cual hay que procurar ser eficientes y efectivos. Entonces… ¿Cómo la hacemos?
La solución que se nos ocurrió fue armar un pequeño formulario que se envía automáticamente todos los viernes a todos los miembros del equipo, simulando lo que podría ser un “ticket de salida” semanal del proyecto. La idea es que todos puedan registrar ahí las cosas que pensaron o sucedieron que creen que son importante que el equipo conozca. En cierto sentido, es como una bitácora. Y, ya que estábamos en esas, nos pareció pertinente enriquecer el levantamiento de información con preguntas que nos ayudaran a hacerle un seguimiento al estado de ánimo y la carga de trabajo de cada miembro del equipo, distinguiendo entre la proveniente de este proyecto o de otras responsabilidades dentro de la consultora.
Los motivos que inspiran ambas indagaciones son distintos pero complementarios, ya que proveen de información relevante para la preparación de las reuniones del equipo, momento en donde identificamos y asignamos nuevas tareas. Por una parte, la “bitácora” permite identificar nuevos desafíos a abordar u oportunidades a capitalizar, mientras que la carga y estado de ánimo nos orienta respecto de cuántas tareas priorizar y cómo distribuirlas entre el equipo.
Como mencioné anteriormente, el formulario se envía automáticamente todos los viernes a las 8:30, con un recordatorio dirigido a quienes aún no han respondido los lunes a las 8:30. Los resultados relativos al ánimo y la carga son procesados por un script que generé con Claude Code, generando un gráfico que se publica en el canal General del equipo en Teams el mismo lunes a las 13:30. Aquí un ejemplo del output del script:
De esta manera, todos estamos al tanto de cómo vamos como equipo. Por otra parte, la información de la bitácora me ayuda a planificar la reunión de equipo que tenemos los martes a las 11:00. Al mecanismo completo lo llamamos “Pulso semanal”, nombre que me parece adecuado, ya que nos permite justamente “llevarle el pulso” al equipo en el desarrollo del proyecto. En su formato actual, está compuesto por las siguientes preguntas:
El formulario no toma más de 10 minutos en ser respondido, y las dos únicas partes obligatorias son las del Lickert de carga laboral y estado de ánimo. Ahora mismo estamos experimentando con una distribución específica de responsabilidades para cada miembro del equipo, a partir de la cual deben declarar en el formulario si hay algo en particular de su área que quieran o necesiten abordar durante la reunión semanal.
De momento es una práctica que ha sido valorada por el equipo, específicamente en la medida en que da cuenta de manera concreta de la intención de preocuparse de su bienestar al hacer visible variables asociadas y tomar decisiones en base a ellas. Por mi parte, me es útil para asistirme en la toma de decisiones.