Los seres humanos desarrollamos habilidades cognitivas superiores gracias a nuestra capacidad de construir dispositivos culturales, en los cuales hacemos offloading de nuestra carga de procesamiento mental, utilizándolos como “atajos” mentales que nos permiten liberar recursos para pensar con y encima de ellos.
El mejor ejemplo es la escritura: no tenemos ningún circuito neuronal específicamente dedicado a esa función porque no es un logro evolutivo, sino que cultural. Cada ser humano tiene que aprender la lectoescritura desde cero, lo cual es posible gracias a la plasticidad cerebral y lo que Stanislas Dehaene ha llamado el reciclaje neuronal, es decir, la capacidad de darle un uso novedoso a circuitos que la evolución esculpió para otras funciones. Como sabemos (o podemos intuir), la escritura nos permite apalancar nuestra capacidad de pensamiento, dándole herramientas que antes no estaban disponibles. Por algo usamos pizarras para explicar algo o mantenemos calendarios para acordarnos de cosas.
En el caso de la consultoría, esta lógica de la “mente extendida” se aplica de manera súper cotidiana mediante el uso de post-its para almacenar pedacitos de información en discusiones grupales. Hacer una lluvia de ideas utilizando estos “artefactos” permite que todos tengan acceso a lo que cada uno pensó y pueda manipularlo sin necesidad de recordarlo. Hay un libro genial que lo ilustra de manera súper clara:
“As you begin to collect, sort, and organize information it can quickly become overwhelming. How do you keep track of it all? In archeology, an artifact is anything made or shaped by a human hand — especially when it has archaeological or historical interest. In knowledge work, an artifact is any tangible, portable object that holds information. An artifact can be anything from a piece of paper to a sticky note or index card. Artifacts make it easier to keep track of information by making it a part of the environment.
(…)
Artifacts are carriers of meaning; just like chess pieces on a board, they make knowledge or information explicit, tangible, portable, and persistent. When you write an idea on a sticky note you are creating an information artifact. When you have created many such artifacts, they can become more or less useful depending on how you distribute them in your environment. The more information you can store in material objects or the environment, the more your players’ minds are free to engage with the situation at hand.”
Personalmente, considero que soy alguien con una mente excesivamente extendida. Soy tremendamente flojo para acordarme de cosas, particularmente de aquellas que tengo que repetir, tendiendo en lugar de ello a meterlas dentro de rutinas que involucran al entorno físico. Por ejemplo: siempre se me olvida tomar mis medicamentos cuando estoy fuera de casa, porque no sigo los mismos pasos para acostarme. Mi señora se ríe de mí, dice que me veo todo serio pero para ese tipo de cosas es como si fuera un cabro chico.
Es por esta “condición” que uso herramientas especializadas para gestionar mis tareas en el trabajo. Desde hace tiempo había estado utilizando Microsoft Planner para organizar mis propias actividades, pero recientemente hicimos el salto a hacerlo parte del flujo de trabajo de todo el equipo. Usamos esta herramienta porque en Grupo Educativo trabajamos con Office 365, viene dentro del pack y tiene las características suficientes para hacerla efectiva, sin embargo, podría ser perfectamente otra (ej: Asana, Notion, Monday, Airtable).
Aquí una foto de cómo se ve nuestro tablero ahora mismo en un proyecto que dirijo, lleno de “artefactos” que portan información, los cuales disponemos en un espacio significativo:
Estructuramos el proyecto en áreas, que son justamente las columnas que se ven en esta vista. Cada área tiene una persona encargada dentro del equipo, la cual es responsable de velar por su óptimo funcionamiento. La idea es que Planner funcione como una fuente de verdad común para todo el equipo, lo cual es algo que me ayuda mucho en mi rol de coordinador, ya que permite tener un panorama completo de todo lo que debiese estar sucediendo a cada momento, en lugar de tener que memorizarlo.
Como ven, es muchísima información, la cual puede saturar rápidamente la memoria de trabajo de cualquier persona. Por esto mismo es súper útil trabajar con los filtros y agrupaciones que permiten, por ejemplo, ordenar las actividades sólo de un área por prioridad, o revisar las tareas de un miembro del equipo que vencen esta semana.
Entonces, al igual que con los medicamentos, hemos ido desarrollando una rutina de equipo: después de cada reunión actualizamos la lista de tareas en Planner en función de los acuerdos alcanzados.
Este es un ejemplo de una tarea. Voy a ir describiendo la información que contiene y cómo la utilizamos para organizarnos. Me salto las obvias para no ser superfluo:
- Etiquetas: Sirven para marcar el tipo de tarea (ej: Propuesta, Programa), su magnitud (ej: Grande) y dónde se “actúa” sobre ella (ej: Reunión de Equipo).
- Propietario: Quien es responsable de que la tarea se ejecute en tiempo y forma (ej: Allison).
- Prioridad: Ayuda a determinar el orden en que cada uno debe abordar las tareas que tiene asignadas.
- Fecha de vencimiento: Marca el acuerdo respecto de cuándo debe estar lista la tarea en cuestión.
- Depósito: El área a la cual corresponde la tarea. Como mencioné, cada área tiene su encargado, pero la tarea puede estar asignada a otra persona del equipo.
- Lista de comprobación: Para tareas con múltiples pasos, utilizamos esta función opcional para ir haciendo registro del avance. En este caso hay varias personas involucradas, por lo que, para no “saturar” el Planner de cada uno con tareas que no son actualmente accionables, el propietario va cambiando a medida que va avanzando el proceso. Así nos vamos “pasando la pelota”.
- Adjuntos: Si la tarea involucra directamente trabajar sobre documentos específicos, estos se vinculan en la tarjeta desde la carpeta compartida en SharePoint. Esto permite evitar perder tiempo buscándolos.
- Chat de tareas: Esta es probablemente la más “novedosa” o que más ha cambiado la forma natural de coordinarnos. Es común que la gente utilice múltiples canales para coordinarse (conversaciones de pasillo, chats individuales, chats grupales, correos electrónicos, reuniones, etc.) y, si no existen criterios compartidos para la forma de ir registrando los hitos importantes relativos a cada tarea, hay que estar persiguiendo al encargado para tener una visión actualizada de lo que ha sucedido. Esto es ineficiente. El chat de tareas permite que cada actividad tenga su lugar específico para updates oficiales, y los propietarios de la tarea son los responsables de mantener actualizado el feed con información relevante, etiquetando a las personas que deben enterarse.
La mayoría de las tareas son generadas por mí, mediante un proceso semi-automatizado que describiré en otra ocasión. Estas cuentan con una propuesta para todas estas variables y el propietario de la tarea —es decir, a quien le fue asignada— es responsable de validar el contenido, pedir clarificaciones y hacer ajustes, procurando que haya un acuerdo en qué se debe hacer, cómo y cuándo. Lo importante es que todos estemos de acuerdo en que la tarea contiene información oficial sobre la cual nos vamos a regir.
El contar con toda la información de todas las tareas accesible, detallada y bien organizada, me ayuda a identificar qué cosas son importantes de abordar en la reunión de equipo, las cuales marco con la etiqueta correspondiente. En la evaluación semestral que hicimos con el equipo se valoró el uso de esta herramienta y el flujo de trabajo que hemos desarrollado. Si bien todavía hay algunas asperezas por limar y potencialidades a explorar, hay consenso en que ha sido un aporte para el funcionamiento del grupo.